miércoles, 23 de julio de 2008

Gestión bibliográfica

Ocurre a menudo. Leyendo un artículo se nos aparece una cita americana que nos interesa. Vamos al listado de bibliografía en búsqueda de nuestra referencia completa pero con sorpresa descubrimos que ¡no figura!. Con toda probabilidad el autor del artículo que estamos leyendo no usó un programa de gestión bibliográfica.
La gestión de la bibliografía es quizás uno de los aspectos más importantes y a la vez farragosos en la creación de textos de carácter arqueológico, sean técnicos como científicos. En este tema, existen dos facetas complementarias: en primer lugar qué sistema de citación y formateado de la bibliografía empleamos; y en segundo lugar, cómo gestionamos esto en nuestro procesador de textos para que todas las referencias citadas a lo largo del texto queden reflejadas en el listado bibliográfico final.
La primera de ellas no va a ser abordada aquí, puesto que está tratado en otros lugares (por ejemplo en la wikipedia). Además para el caso de las revistas especializadas, el modo de procesar la bibliografía suele estar detallado en las normas de publicación. Eso sí, hay que meterse en la cabeza que no hay un sólo método.
Así que vamos con lo segundo que está más en la onda del blog.
Los llamados programas de gestión bibliográfica son un tipo de software que permiten gestionar referencias bibliográficas, tomar notas sobre ellas, clasificarlas por palabras clave, etc. En esencia son bases de datos cuyos atributos describen las diferentes partes de la referencia (autor, título, año de publicación, etc). Su uso se hace más versátil cuando se usan conjuntamente con el procesador de textos, de manera que a un programa de este tipo debemos de poderle pedir que nos inserte citas entre el texto y al finalizar el trabajo que nos genere el listado de bibliografía citada en el artículo. Y claro, sin olvidos.
OpenOffice ya lleva incorporada la posibilidad de gestionar bibliografía a través de una base de datos y diversos comandos predefinidos que permiten emplearla en los textos del writer. Tiene muchas ventajas y algunos inconvenientes, pero funciona de perlas. Quizás la mayor incomodidad venga de los formularios con los que editar las referencias, aunque para mi sigue siendo de las primeras opciones.
Existen además otras muchas alternativas de código abierto (y de pago), y existen varios puntos en la red donde podemos consultar comparativas, como por ejemplo aquí (entre programas de código abierto), o aquí (conjuntamente con los de pago). Personalmente he trasteado con el bibus, que tiene buena pinta, y además funciona también con "otros procesadores".
Sin embargo, existe una opción del OpenOffice que es especialmente cómoda, al menos para mi, y que en eso supera a los demás. Suelo llevar detrás el documento con el que en ese momento estoy trabajando, de manera que lo edito tanto en casa como en el trabajo (o allá donde pinche la memoria flash). El problema de los programas de gestión bibliográfica es que se trata de bases de datos locales (o servidas por internet). Es decir, que puede que en el ordenador con el que esté editando mi documento, no existan las referencias que tecleé en otro. La solución que se da para este problema es exportar las referencias e importarlas en el ordenador de destino (es decir, un rollo). Otra opción es tener un servidor con la base de datos bibliográfica, al que conectamos desde donde editemos. Sin comentarios.
La tercera opción para mi es la buena. El OpenOffice permite incrustar las referencias en el documento, con lo que las referencias van con él allá donde vaya. Además referencias incrustadas en un documento pueden ser copiadas a otro simplemente copiando la cita. Esto se consigue con el comando Insertar>índices>entrada bibliográfica y seleccionando "desde el contenido del documento". Un hallazgo.

jueves, 3 de julio de 2008

Procesando textos (y 2): plantillas y estilos

Antes de entrar en temas de mayor profundidad, no me resisto a dar cuatro pinceladas más sobre los procesadores de textos y su uso en arqueología. Lo que cuento aquí hace especial referencia al del OpenOffice (aunque sirve perfectamente para otros procesadores).
Y es que opino que muchas veces no conocemos bien todas sus posibilidades, cuestión que repercute directamente en el rendimiento. Os aseguro que conocer bien el manejo de un procesador de textos (o de cualquier programa) es muy útil.
Para llegar a ese conocimiento existen básicamente tres caminos: hacer un curso (recomendable), el método RTFM (requiere autodisciplina) o trastear probando cosas una a una (para los anárquicos). Cada cual tiene su camino preferido, como en todo. Pero lo más importante es elegir uno.
Hay dos claves que me parecen especialmente infravaloradas en el uso de los procesadores (por lo que tengo observado): las plantillas y los estilos.
Las plantillas son un tipo especial de documento, que una vez guardadas sirven de patrón para nuevos documentos. Cuando creamos un documento nuevo basado en una plantilla, se copian todas las características de la plantilla original (estilos, tipos de letra, encabezados, numeración de páginas, márgenes, textos, etc), pero el documento debe de guardarse con un nombre nuevo, de forma que siempre se conserva la plantilla original. En OpenOffice se pueden crear plantillas no sólo para el procesador, sinó también para los otros tipos de documentos. Un ejemplo sencillo de una plantilla es un modelo de carta, o de factura, con el anagrama de la empresa en el encabezado, un campo de fecha automática, etc. Otros modelos de plantillas útiles son modelos de memoria, informe o proyecto, que incluyan todos aquellos apartados que solemos repetir en cada trabajo. Por ejemplo la metodología de excavación, o el director de la intervención y el equipo técnico, etc. Así que, ya sabéis: os podéis evitar aquello de tomar el proyecto del año anterior y empezar a borrar el texto para conseguir un modelo vacio.
El segundo de los temas maltratados es el de los estilos. Un estilo es un formato predefinido de texto, que afecta al tipo y tamaño de letra, espaciado, alineación, características, etc. El estilo habitual es el "normal", pero luego existen estilos para los pies de página, encabezados, toda la jerárquia de títulos, etc. Cuando modificamos la definición de un estilo en un documento, todo el texto que tiene asignado ese estilo se actualiza automáticamente al nuevo formato.
Un ejemplo habitual del mal uso (o desconomiento) de los estilos es este caso que os sonará: seleccionamos el texto, cambiamos el tipo de letra a nuestro gusto, y cuando continuamos escribiendo ¡el procesador vuelve a sacarnos el tipo de letra anterior!.
Pero para mi un tema clave de los estilos es que si los aplicamos adecuadamente en la creación de títulos y apartados, al final podremos obtener una tabla de contenido del texto de manera automática con paginación y todo. Y creedme: existen otros muchos aspectos que necesitan de un correcto uso de los estilos para poder ser eficaces.